Модуль 3

Тема 6.0. Бази даних

 

План

6.1.  Поняття бази даних. Поняття й призначення систем керування базами даних.

6.2.  Поняття моделі даних.

6.3.  Поняття таблиці, поля, запису.

6.4.  Основні етапи роботи з базами даних у середовищі Місrоsoft Ассеss.

6.5.  Обмін даними між СУБД та іншими програмами.

6.6.  ПР13 Місrоsoft Ассеss. Створення бази даних. Робота з таблицями. Введення даних. Робота з шаблонами.

6.7.  Поняття запиту до реляційної бази даних. Створення таблиць, форм, запитів і звітів за допомогою майстрів.

6.8.  ПР14 Створення бази даних в середовищі Місrоsoft Ассеss, створення форм і введення даних.

6.9.  ПР15 Місrоsoft Ассеss. Робота з запитами та формами. Оформлення звітів.

6.10.                    Контрольні питання по темі.

6.11.                    Залік по модулю 3.

6.12.                    Література.

 

6.1. Поняття бази даних. Поняття й призначення систем керування базами даних

 

База даних (БД) - сукупність спеціальним чином організованих даних, які зберігаються у памяті обчислювальної системи і відображають стан об’єктів та їх взаємозв’зки у предметній області, яка розглядається.

Система управління базою даних (СУБД) – сукупність мовних і програмних засобів, призначених для створення, ведення та використання бази даних багатьма користувачами; вона є універсальною, загального призначення, найбільш поширена й ефективна.

 

Класифікація СУБД

 

Як основні ознаки класифікації СУБД можна використовувати такі: вид програми, характер використання, модель даних.

До СУБД належать такі основні види програм:

·        повнофункціональні СУБД (ПФСУБД);

·        сервери БД;

·        клієнти БД;

·        засоби розробки програм роботи з БД.

 

ПФСУБД являють собою традиційні СУБД, найбільше численні та потужні за своїми можливостями. До них належать такі пакети: dBase IV, Microsoft Access, Microsoft FoxPro, Paradox R:BASE та ін.

ПФСУБД мають розвинений інтерфейс, що дозволяє за допомогою меню виконувати основні дії з БД: створювати та модифікувати структури таблиць, вводити дані, формувати запити, розробляти звіти, виводити їх на друк та ін.

 

Сервери БД призначені для організації центрів обробки даних у мережах ЕОМ. Вони реалізують функції управління базами даних, запитувані іншими клієнтськими програмами.

 

У ролі клієнтських програм для серверів БД можуть використовуватися різноманітні програми ПФСУБД: текстові редактори, електронні таблиці, програми електронної пошти і т. ін.

 

Засоби розробки програм роботи з БД можуть використовуватися для створення різновидів таких програм:

·        клієнтських;

·        серверів БД та їх окремих компонентів;

·        додатків користувачів.

 

За характером використання СУБД поділяються на персональні і багатокористувацькі.

 

Персональні СУБД забезпечують можливість створення персональних БД і додатків, що працюють з ними. Персональні СУБД і додатки найчастіше виступають у ролі клієнтської частини багатокористувацької СУБД. До персональних СУБД належать Visual FoxPro, Paradox, Access та ін.

Багатокористувацькі СУБД містять у собі сервер БД і клієнтську частину і, як правило, можуть працювати у неоднорідному обчислювальному середовищі. До багатокористувацьких СУБД належать СУБД Oracle, Informix.

 

6.2. Поняття моделі даних

 

Модель даних – це сукупність взаємозв’язаних структур даних і операцій над цими структурами. Для розміщення однієї і тієї ж інформації у внутрішній сфері можуть бути використані різні структури та моделі даних. Це залежить від користувача, від технічного та програмного забезпечення, визначається складністю автоматизованих задач і обсягом інформації.

Існують такі моделі даних:

·        ієрархічна;

·        мережева;

·        реляційна;

·        постреляційна;

·        багатомірна;

·        об’єктно-орієнтована.

 

Ієрархічні та мережеві моделі

 

Перша інформаційна система, яка використала базу даних, з’явилася у середині 60-х років і грунтувалася на ієрархічній моделі, яка означає, що відносини між даними мають ієрархічну структуру (рис. 6.1).

До кожного клієнта може відноситися декілька рахунків, а кожний рахунок може складатися з декількох рядків.

 

 

Рис. 6.1. Структура ієрархічної моделі

 

Ієрархічна модель – це модель даних, в якій зв’язки між даними мають вигляд ієрархій.

Клієнту “підпорядковані” рахунки, яким у свою чергу “підпорядковані” рядки рахунків. У ієрархічній базі даних ці три файли будуть пов’язані між собою фізичними покажчиками або полями даних, доданих до окремих записів.

Але у такій моделі є деякі суттєві обмеження, оскільки не всі відносини можна представити у вигляді ієрархії. Очевидно, нас можуть цікавити зв’язки не тільки між клієнтами та рахунками. Наприклад, ми бажаємо мати список усіх рахунків на продаж, зроблених певним торговим агентом, щоб підрахувати суму належних йому комісійних. Нові зв’язки матимуть такий вигляд (рис.6.2)

 

 

Рис. 6.2. Мережева модель

 

Але це не є ієрархічна модель. У ієрархії кожний нащадок може мати одного пращура. Тут же у рахунка їх два. Такого роду моделі називаються мережевими (рис. 6.2). Мережева модель – це такі відносини між даними, коли кожний запис може бути підпорядкований записом більш ніж з одного файла.

У зв’язку з необхідністю обробляти такі відносини, у кінці 60-х років XX століття з’явилися мережеві системи управління базами даних. Як і у ієрархічних, у мережевих системах баз даних для зв’язування файлів використовуються фізичні покажчики.

Нащадок – підлеглий запис в ієрархії.

Пращур – запис, що підпорядковує інший запис в ієрархії.

Основна ієрархічна СУБД – система ІМS фірми ІВМ, створена у середині 60-х років. У кінці 60-х – на початку 70-х років були створені і завоювали ринок декілька мережевих СУБД. Стандартом для такої моделі став CODASYL.

 

Реляційна модель

 

Використання фізичних покажчиків в ієрархічних і мережевих СУБД дозволяло одержувати дані, зв’язані певними відносинами, але ж ці відносини мали бути визначеними до запуску системи. Одержати дані на основі інших відносин було неможливо.

У 1970 р. Е.Ф.Кодд опублікував революційну за змістом статтю (Codd, 1970), яка серйозно похитнула стале уявлення про бази даних. Йому належить ідея про те, що дані слід зв’язувати відповідно до їх внутрішніх логічних взаємовідносин, а не до фізичних покажчиків. Завдяки цьому користувачі зможуть комбінувати дані з різних джерел, якщо логічна інформація, необхідна для такого комбінування, присутня в початкових даних.

 

J0309710У своїй статті Кодд запропонував просту модель даних, згідно з якою усі дані зведені у таблиці, які складаються з рядків і стовпців. Ці таблиці одержали назву реляцій, а модель стала називатися реляційною.

Кодд також запропонував користуватися для роботи з даними таблиці двома мовами: реляційною алгеброю та реляційним численням. Обидві мови забезпечують роботу з даними на основі логічних характеристик, а не фізичних покажчиків, якими користувалися в ієрархічних і мережевих моделях.

Логічний підхід до даних зробив також можливим створення мов запитів, більш доступних для користувачів, які  не є спеціалістами по комп’ютерах. Хоч створити мову, якою могли б користуватися усі, незалежно від досвіду роботи з комп’ютером, досить складно, але реляційні мови запитів зробили бази даних доступними для більш широкого кола користувачів.

Розглядаючи дані з концептуальної, а не з фізичної точки зору, Кодд запропонував ще одну революційну ідею. У реляційних системах баз даних цілі файли даних можуть оброблятися однією командою, тоді як у традиційних системах за один раз обробляється тільки один запис. Підхід Кодда надзвичайно підвищив ефективність програмування в базах даних.

Публікації Кодда викликали вибух активності як серед учених, так і серед розробників комерційних систем по створенню реляційних СУБД. Результатом цієї діяльності стала поява у другій половині 70-х років реляційних систем, які підтримують такі мови, як Structured Query Language (SQL – мова структурованих запитів), Query Language (Quel – мова запитів) і Query-by-Example (QBE – запити за зразком). З поширенням ПК у 80-ті роки з’явилися реляційні бази для мікрокомп’ютерів. У 1986 р. SQL була ухвалена як стандарт ANSI мов реляційних баз даних. Цей стандарт поновлювався у 1989 і у 1992 рр.

 

Все це розширило можливості СУБД і підвищило доступність інформації у корпоративних базах даних.

Сьогодні реляційні бази даних розглядаються як стандарт для сучасних комерційних систем роботи з даними.

Але невірно було б думати, що сучасні реляційні СУБД є останнім словом у розвитку СУБД. Реляційні СУБД продовжують удосконалюватися, і їх внутрішня природа значно змінюється, даючи користувачам можливість вирішувати все більш складні задачі.

 

Постреляційна модель

 

Класична реляційна модель передбачає неподільність даних, які зберігаються у полях записів таблиць. Існує ряд випадків, коли це обмеження заважає ефективній  реалізаціі  програм.

Постреляційна модель даних є розширеною реляційною моделлю, яка знімає обмеження  неподільності даних у записах таблиць. Ця модель даних допускає багатозначні поля – поля, значення яких складаються з підзначень. Набір значень багатозначних полів вважається самостійною таблицею, вбудованою в основну таблицю.

Перевагою постреляційної моделі є можливість подання сукупності реляційних таблиць однією постреляційною таблицею. Це забезпечує високу наочність інформації та підвищення ефективності її обробки.

Недоліком постреляційної моделі є складність забезпечення цілісності та несуперечливості  даних, які зберігаються.

Представниками цієї моделі є СУБД uniVers та системи Bubba та Dasdb.

 

Багатомірна модель

 

Багатомірний підхід до подання даних у базі з’явився майже одночасно з реляційним, але реально працюючих багатомірних СУБД тривалий час було дуже мало. Із середини 90-х років інтерес до них почав підвищуватися. Повштохом стала програмна стаття Е. Кодда, надрукована у 1993 р. В ній були сформульовані 12 основних вимог до систем класу OLAP – оперативної аналітичної обробки. Багатомірна модель даних є така модель, яка забезпечує багатомірне логічне подання структури інформації при її опису і в операціях маніпулювання даними. Багатомірні системи дозволяють оперативно обробляти інформацію для проведення аналізу та прийняття рішення.

Реляційні СУБД призначалися для інформаційних систем оперативної  обробки інформації і в цій області були досить ефективними. У системах аналітичної обробки вони показали себе недостатньо гнучкими. Більш ефективними виявилися багатомірні СУБД.

Основною перевагою цієї моделі є зручність та ефективність аналітичної обробки даних, пов’язаних з часом, недоліком – громіздкість для простих задач звичайної оперативної обробки інформації.

Прикладами систем, які підтримують багатомірні моделі даних, є Essbase, Media Multi-matrix, Oracle Express Server, Cache.

 

Об’єктно-орієнтована модель

 

У обєктно-орієнтованої моделі взаємозв’язки між записами бази даних і функціями їх обробки встановлюються за допомогою механізмів, подібних відповідним засобам в обєктно-орієнтованих мовах програмування. Логічна структура цієї моделі зовні схожа на структуру ієрархічної БД. Основна різниця між ними полягає в методах маніпулювання даними.

Пошук у обєктно-орієнтованої БД передбачає з’ясування схожості між об’єктом, який задається користувачем, і об’єктами, які зберігаються у БД. Визначений користувачем об’єкт може представляти собою підмножину інформації, яка зберігається у БД.

Основною перевагою обєктно-орієнтованої моделі даних порівняно з реляційними є можливість відображення інформації про складні взаємозв’язки об’єктів, недоліками є висока понятійна складність, незручність обробки даних і низька швидкість  виконання запитів.

 

6.3. Поняття таблиці, поля, запису

 

Реляційна модель даних організує і представляє дані у вигляді таблиць (реляцій). Реляція – це термін, який прийшов із математики і означає просту двомірну таблицю, яка складається з рядків і стовпців.

Атрибут – це елемент даних у таблиці і найпростіша структура даних.

 

Кожна таблиця складається з фіксованого числа стовпців і змінної кількості рядків. На мові БД стовпці називаються полями, рядки – записами. При цьому для кожного поля треба визначити:

·        унікальне ім’я поля;

·        тип поля (тип даних);

·        додаткові характеристики.

 

Кожне поле може входити у декілька таблиць.

Кожний запис у таблиці повинен мати первинний ключ, тобто ідентифікатор (або адресу), значення якого характеризує цей і тільки цей запис.

Кожне значення первинного ключа у межах таблиці повинно бути унікальним, інакше неможливо відрізнити один запис від іншого.

Первинний ключ називається простим, коли він складається з одного атрибута, або складним, коли він складається з декількох атрибутів.

Ключове поле БД (ключ БД) – поле, або декілька полів, що однозначно визначають (ідентифікують) запис.

 

6.4. Основні етапи роботи з базами даних у середовищі Місrоsoft Ассеss

 

Метою розробки (проектування) бази даних є визначення її логічної структури. Розробка проводиться на основі опису предметної області. Цей опис повинен мати  сукупність документів з даними, необхідними для завантаження в БД, та інші відомості про об’єкти і процеси, які характеризують предметну область.

Розробка БД повинна починатися з визначення складу даних, які підлягають зберіганню у базі для забезпечення виконання запитів користувачів. Далі слід проводити їх аналіз і структурування.

Процес розробки інформаційно-логічної моделі є творчим процесом і важко піддається формалізації. Для побудови цієї моделі необхідно знати предметну область і розуміти її логічні взаємозв’язки.

У результаті проектування повинна бути визначена структура реляційної бази, тобто склад реляційних таблиць, їх  структура та логічні зв’язки.

 

J0254436   Поради щодо проектування БД

·        Визначити структуру майбутньої бази даних, визначити джерело даних, продумати завдання, що слід вирішити за допомогою створюваної БД;

·        визначивши дані й завдання, поділити їх на групи – вони стануть таблицями;

·        визначити поля для кожної таблиці;

·        виділити ключові поля (загальні для всіх таблиць);

·        продумати оформлення форм і звітів;

·        визначити умови вибору для запитів.

 

Система управління базою даних Microsoft Access

Загальні відомості

 

Система управління базами даних  Microsoft Access 2007 продовжує лінію Access попередніх версій і має багато спільного з ними. Вона є повнофункціональною персональною реляційною  СУБД.

Вона дозволяє розв’язувати широке коло завдань користувачів без програмування. Це означає, що Access доступна для широкого кола непрофесійних користувачів персональних комп’ютерів. Іншими словами, MS Access – це набір інструментальних засобів для створення й експлуатації інформаційних систем.

 

Об’єктами бази даних є: таблиці, форми, запити, звіти, макроси, модулі, сторінки.

 

Засобами Access можна проводити такі операції:

·        створення таблиць як базового об’єкта MS Access для збереження даних та одержання осмисленої інформації;

·        установлення зв’язків між таблицями, з підтримкою цілісності даних, каскадного оновлення полів і каскадного вилучення записів;

·        введення, зберігання, перегляд, сортування, модифікацію та вибірку даних із таблиць з використанням різних засобів контролю інформації, індексування таблиць та апарату алгебри логіки (для фільтрації даних);

·        створення, модифікацію та використання похідних об’єктів (форм, запитів, звітів).

 

Форми призначені для введення, перегляду та коректування даних. Це не обов’язковий елемент, але він спрощує ці операції.

Запити – це похідна таблиця, в якій збираються дані з інших таблиць і проводяться над ними різні операції. У запиті можуть з’явитись обчислювальні поля, тобто поля, значення яких є функціями значень інших полів. Запити дозволяють проводити групові операції, тобто операції над групою записів, об’єднаних певною загальною ознакою. Запити дозволяють також складати вибірки із таблиць за якоюсь умовою.

Звіти призначені для формування вихідного документа та для виведення його на друк.

Макрос – це набір спеціальних макрокоманд, який дозволяє об’єднати розрізнені операції обробки даних у програму.

Модуль – це програма на мові Access Basic або VBA, яка використовується для реалізації нестандартних процедур при створенні програми.

Сторінки доступу до даних являють собою Web-сторінку, яку можна використовувати для додавання, редагування, перегляду або маніпулювання поточними даними у базі даних Access або SQL-сервера.

Таблиці та форми використовуються для обслуговування “начинки” бази даних, а запити та звіти виконують основну функцію  – добування, перетворення та подання інформації.

 

З кожним об’єктом ми працюємо в окремому вікні, при цьому передбачено два режими роботи:

·        режим конструктора. В цьому режимі створюються об’єкти або змінюються структури об’єктів;

·        оперативний режим. Об’єкт використовується для обробки даних в базі і для перетворення їх в осмислену інформацію.

 

MS Access має могутній, зручний і гнучкий засіб візуального проектування об’єктів за допомогою Майстрів, і це дає змогу при мінімумі попередньої підготовки швидко створити повноцінну БД – на рівні таблиць, форм, запитів-вибірок і звітів.

 

Запуск програми MS Access  виконується як запуск будь-якої іншої програми пакета Microsoft Office.

 

Під час першого запуску Access відображається сторінка Початок роботи з Microsoft Office Access (рис.6.3).

 


рис.6.3.

 

На цій сторінці можна розпочати створення нової бази даних, відкрити наявну базу даних або переглянути вміст веб-сайту Microsoft Office Online.

 

Створення бази даних на основі шаблону

 

У Access доступний широкий вибір шаблонів, які можна використовувати для прискорення процесу створення бази даних. Шаблон — це готова для використання база даних з усіма таблицями, запитами, формами та звітами, потрібними для виконання певного завдання. Наприклад, за допомогою шаблонів можна відстежувати питання, керувати контактами або записувати витрати.

Деякі шаблони містять кілька зразків записів, які демонструють їх використання. Шаблони баз даних можна використовувати такими, як вони є, або настроїти їх, щоб вони якнайкраще відповідали потребам користувача.

Найшвидший спосіб створення бази даних — це використання шаблону, який найкраще відповідає вашим потребам. Проте якщо до Access потрібно імпортувати дані з іншої програми, можливо, краще створити базу даних без використання шаблону. Шаблони мають визначену структуру даних, і припасування наявних даних до структури шаблону може потребувати багато часу.

1.     Якщо базу даних відкрито, натисніть кнопку Microsoft OfficeЗображення кнопки та виберіть пункт Закрити базу данихЗображення кнопки, щоб відобразити сторінку Початок роботи з Microsoft Office Access.

2.     Кілька шаблонів відображено на сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access, до інших можна отримати доступ, вибравши посилання на панелі Категорії шаблонів. Додаткові шаблони можна завантажити з веб-сайту Office Online.

3.     Виберіть потрібний шаблон.

4.     Access пропонує ім’я файлу бази даних у полі Ім’я файлу — за потреби його можна змінити. Щоб зберегти базу даних в папці, відмінній від папки, що відображається під полем імені файлу, натисніть кнопку Зображення кнопки, перейдіть до папки, в якій потрібно зберегти базу даних, і натисніть кнопку ОК. За потреби можна створити та зв’язати базу даних із сайтом Windows SharePoint Services 3.0.

5.     Натисніть кнопку Створити (або Завантажити для шаблону Office Online).

 

Access створює або завантажує базу даних, а потім відкриває її. Відображається форма, в якій можна почати вводити дані. Якщо шаблон містить зразок даних, можна видалити кожний запис, клацнувши область виділення записів (затінене поле або панель ліворуч від запису), а потім виконавши такі дії:

На вкладці Основне у групі Записи клацніть елемент Видалити.Зображення кнопки

6.     Щоб почати вводити дані, клацніть першу пусту клітинку у формі та розпочніть введення. За допомогою області переходів здійсніть пошук інших форм або звітів, які слід використати.

 

Створення бази даних без використання шаблону

 

Якщо не слід використовувати шаблон, можна створити базу даних за допомогою власних таблиць, форм, звітів та інших об’єктів бази даних. Зазвичай потрібно виконати одну або обидві наведені нижче дії:

 

Створення пустої бази даних

 

1.     На сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access у розділі Нова пуста база даних виберіть пункт Пуста база даних (Новая база данных).

Кнопка «Пуста база даних»

2.     В області Пуста база даних введіть ім’я файлу в полі Ім’я файлу. Якщо не вказати розширення файлу, Access додасть його автоматично. Щоб змінити розташування файлу, вказане за промовчанням, виберіть елемент Пошук розташування для бази данихЗображення кнопки (поруч із полем Ім’я файлу), перейдіть до нового розташування та натисніть кнопку ОК.

3.     Натисніть кнопку Створити.

 

Access створює базу даних із пустою таблицею з іменем «Таблиця1», а потім відкриває цю таблицю в поданні таблиці (рис.6.4). Курсор розташовано в першій пустій клітинці у стовпці Додати поле.

 

рис.6.4


.

Дайте назви всім полям. Рекомендовано надавати кожному полю зрозуміле ім’я, щоб під час відображення поля в області Список полів можна було визначити його вміст.

Таблиця містить дані про певну область, наприклад дані про працівників або товари. Кожен запис у таблиці містить дані про один елемент, наприклад про певного працівника. Запис складається з полів, наприклад імені, адреси й телефонного номера. Запис також зазвичай називається рядком, а поле — стовпцем.

Таблиця «Клієнти», яка відображає розташування записів і полів

Виноска 1 Запис або рядок

Виноска 2 Поле або стовпець

 

База даних може містити багато таблиць, кожна з яких містить дані про окрему область. Кожна таблиця може містити багато полів різних типів, зокрема текстові поля, числові поля, поля дат і зображення.

 

4.     Щоб додати дані, введіть або вставте дані з іншого джерела.

 

Введення даних у поданні таблиці подібне до роботи з аркушем Microsoft Office Excel 2007. Структура таблиці створюється під час введення даних — під час додавання нового стовпця до таблиці визначається нове поле. Тип даних кожного поля визначається автоматично на основі введених даних.

Якщо наразі не потрібно вводити дані в «Таблиці1», натисніть кнопку ЗакритиЗображення кнопки. Якщо до таблиці внесено будь-які зміни, буде запропоновано зберегти їх. Натисніть кнопку Так, щоб зберегти зміни або кнопку Ні, щоб скасувати їх або натисніть кнопку Скасувати, щоб залишити таблицю відкритою.

 

J0254436 Увага!  Якщо закрити таблицю без збереження, її буде видалено, навіть якщо вона містить дані.

 

Додавання таблиці

За допомогою елементів у групі Таблиці на вкладці Створити можна додати нові таблиці до наявної бази даних.

Зображення стрічки Access

 

Створення таблиці в поданні конструктора

У поданні конструктора спочатку слід створити структуру нової таблиці. Після чого слід перейти до подання таблиці для введення даних або використати інші способи введення даних, наприклад, вставлення або імпортування.

1.     На вкладці Створити у групі Таблиці клацніть елемент Конструктор таблиць.Зображення кнопки

2.     Для кожного поля таблиці введіть ім’я у стовпці Ім’я поля та виберіть тип даних зі списку Тип даних.

 Примітка   Якщо стовпці Ім’я поля та Тип даних не відображаються, можливо, відкрито подання таблиці, а не конструктора. Щоб перейти до подання конструктора, клацніть правою кнопкою миші таблицю в області переходів і виберіть пункт КонструкторЗображення кнопки. Вам буде запропоновано ввести ім’я нової таблиці, а потім буде виконано перехід до подання конструктора.

3.     За потреби можна ввести опис кожного поля у стовпці Опис. Опис відображається в рядку стану, якщо курсор розташовано в цьому полі в поданні таблиці. Опис також використовується як текст рядка стану для всіх елементів керування форми або звіту, створюваних за допомогою перетягування поля з області Список полів, а також для всіх елементів керування, створюваних для поля під час використання майстра форм або майстра звітів.

4.     Після додавання всіх полів збережіть таблицю:

·         Натисніть кнопку Microsoft Office Рисунок на кнопціі виберіть пункт Зберегти або натисніть клавіші CTRL+S.

5.     Можна почати вводити дані в таблиці в будь-який час, перейшовши до подання таблиці й натиснувши першу пусту клітинку. Можна також вставити дані з іншого джерела.

 

Створення бази даних за допомогою шаблону

Access містить шаблони для поширених типів таблиць. За допомогою одного натискання кнопки миші можна створити повну структуру таблиці з настроєними та готовими до використання полями. Якщо потрібно, пізніше можна додати або видалити поля, щоб таблиця відповідала вашим потребам.

1.     На вкладці Створити у групі Таблиці клацніть елемент Шаблони таблиць, а потім виберіть у списку один з доступних шаблонів.

2.     Щоб додати дані, введіть дані в першій пустій клітинці або вставте дані з іншого джерела.

 

Щоб видалити стовпець

Натисніть заголовок стовпця правою кнопкою миші та виберіть команду Видалити стовпецьЗображення кнопки.

 

Щоб додати новий стовпець

На вкладці Таблиця даних у групі Поля та стовпці клацніть елемент Нове поле.Зображення кнопки

 

Access відображає область Шаблони полів, яка містить список найуживаніших типів полів. Якщо двічі клацнути одне з цих полів або перетягнути його до таблиці даних, Access додає поле з цим іменем і настроює відповідні значення властивостей поля цього типу. За потреби можна змінити ці властивості пізніше. У разі перетягування поля його потрібно розташувати в області таблиці, що містить дані. Відображається вертикальний рядок вставлення, який показує, де потрібно розташувати поле.

3.     Збереження таблиці:

·         Натисніть кнопку Microsoft Office Рисунок на кнопціі виберіть пункт Зберегти або натисніть клавіші CTRL+S.

 

Інформація, що зберігається в базах даних, розміщується в кількох таблицях, кожна з яких звичайно містить відомості про один об’єкт. Це не тільки є зручним для роботи користувача, але й дозволяє уникнути дублювання інформації. Щоб працювати із сукупністю інформації, що зберігається в базі даних, між таблицями встановлюють зв’язки. Щоб продивитися ці зв’язки потрібно увімкнути Схему даних (вкладка Работа с базами данных, Схема данных) (рис.6.5).

 


рис.6.5.

 

Між таблицями можуть бути встановлені зв’язки таких типів: один-до-одного, один-до-багатьох або багато-до-багатьох.

Зв’язок  один-до-одного  виявляє  себе,  коли  одному  значенню  поля  однієї  таблиці відповідає  єдине  значення  поля  другої  таблиці  та,  навпаки,  одному  значенню  поля  другої таблиці — єдине значення поля першої. Наприклад, СУБД Access виділяє відношення типу один-до-одного, коли поля для зв’язку є ключовими в обох таблицях.

Зв’язок один-до-багатьох має місце, коли одному значенню поля першої таблиці може відповідати декілька значень поля другої таблиці, а кожному значенню поля другої таблиці — тільки єдине значення поля першої.

Зв’язок багато-до-багатьох має місце, коли кожному значенню поля першої таблиці відповідає декілька значень поля другої таблиці й кожному значенню другої таблиці відповідає декілька значень першої таблиці. Прикладом такого зв’язку може бути випадок, коли кожну шкільну дисципліну викладають декілька вчителів і кожний вчитель викладає різні дисципліни.

Такий тип зв’язку СУБД Access не визначає.

Якщо  в  жодній  з  пов’язуваних  таблиць  поле  зв’язку  не  є  унікальним,  СУБД  Access встановлює невизначений тип зв’язку.

Таким чином, у СУБД Access можна встановити такі типи зв’язку між таблицями: один-до-одного, один-до-багатьох, невизначений. Найпоширенішим у таблицях реляційних баз даних є відношення один-до-багатьох. На рис.6.5 показаний саме такий зв’язок.

J0283709 Настроювання властивостей поля в поданні конструктора

Незалежно від способу створення таблиці рекомендовано перевіряти й настроювати властивості полів. Це можна зробити лише в поданні конструктора. Щоб перейти до подання конструктора, клацніть правою кнопкою миші таблицю в області переходів і виберіть пункт Конструктор. Щоб переглянути властивості поля, виберіть поле в сітці конструктора. Властивості відображаються під сіткою конструктора в розділі Властивості поля.

Щоб переглянути опис властивості кожного поля, виберіть властивість і прочитайте опис у полі поруч зі списком властивостей у розділі Властивості поля. Для отримання додаткової інформації натисніть клавішу F1.

У наведеній нижче таблиці описано кілька властивостей полів, які найчастіше настроюються.

Властивість

Опис

Розмір поля

Для текстових полів ця властивість установлює максимальну кількість символів, які можна зберігати в полі. Максимальна кількість — 255 символів. Для числових полів ця властивість установлює тип числа, яке зберігатиметься (довге ціле число, подвійне тощо). Для ефективнішого збереження даних рекомендовано вказати найменший обсяг простору, потрібний для даних. Це значення пізніше можна збільшити.

Формат

Ця властивість установлює відображення даних. Вона не впливає на дані, які зберігаються в полі. Можна вибрати попередньо визначений формат або ввести настроюваний формат.

Маска вводу

Ця властивість використовується для визначення шаблону для всіх даних, які вводитимуться в цьому полі. Це забезпечує правильне введення всіх даних, які містять потрібну кількість символів. Для отримання додаткових відомостей про створення маски вводу натисніть кнопку Зображення кнопкиу правій частині поля властивостей.

Значення за промовчанням

Ця властивість використовується для визначення значення за промовчанням, яке відображатиметься в цьому полі щоразу під час додавання нового запису. Наприклад, якщо до поля «Дата й час» потрібно додавати дату додавання запису, можна ввести Date() як значення за промовчанням.

Обов’язково

Ця властивість визначає, чи значення в цьому полі є обов’язковим. Якщо встановити для цієї властивості значення Так, Access забороняє додавати новий запис, доки для цього поля не буде введено значення.

 

Відкриття наявної бази даних Access

1.     Натисніть кнопку Microsoft Office Рисунок на кнопціі виберіть пункт Відкрити.

2.     У діалоговому вікні Відкрити перейдіть до бази даних, яку потрібно відкрити.

3.     Виконайте одну з таких дій:

·         Двічі клацніть базу даних, щоб відкрити її в режимі за промовчанням, указаному в діалоговому вікні Параметри Access, або в режимі, призначеному адміністративною політикою.

·         Натисніть кнопку Відкрити, щоб відкрити базу даних для спільного доступу в середовищі з багатьма користувачами, щоб ви та інші користувачі могли читати та додавати дані до бази даних.

·         Щоб відкрити базу даних лише для читання, клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити та виберіть команду Відкрити для читання. Ви зможете переглядати її, але внесення змін буде заборонено. Інші користувачі зможуть читати базу даних і вносити до неї дані.

·         Щоб відкрити базу даних для монопольного доступу, клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити та виберіть пункт Монопольний доступ. Якщо базу даних відкрито для монопольного доступу, інші користувачі, які здійснять спробу відкрити базу даних, отримають повідомлення «Файл уже використовується».

·         Щоб відкрити базу даних лише для читання, клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити та натисніть кнопку Монопольно для читання. Інші користувачі зможуть відкрити базу даних, але матимуть доступ лише для читання.

 

J0254436 Поради

 

 

Типи даних, що зберігаються в базі даних

 

Назва типу

Призначення

Текстовый 

Текст довжиною до 255 символів

Поле MEMO 

Текст довжиною до 65 000 символів

Числовой

Числа різних форматів

Дата/время

Дата /або час

Денежный 

Грошові значення різних форматів

Счетчик

Лічильник, що автоматично збільшується на одиницю з додаванням кожного нового запису

Логический 

Величини, здатні приймати тільки два значення: так/ні   або   1/0

Поле объекта OLE 

Поля, що дозволяють вставляти малюнки, звуки і дані інших типів

Гиперссылка 

Посилання, що дають можливість відкривати об'єкт Access (таблицю, форму, запит і т.п. ), файл іншого  додатка або web-сторінку

 

6.5. Обмін даними між СУБД та іншими програмами

 

Копіювання даних з іншого джерела до таблиці Access

 

Якщо дані наразі збережено в іншій програмі, наприклад, в Office Excel 2007, їх можна скопіювати та вставити в таблицю Access. Загалом цей метод найкраще використовувати в тому разі, якщо дані вже поділено на стовпці, як в аркуші Excel. Якщо дані містяться в текстовому редакторі, перед копіюванням їх краще розділити на стовпці символами табуляції або перетворити їх у цьому редакторі на таблицю. Якщо дані потрібно редагувати або виконати з ними певні дії (наприклад, розділити повні імена на імена та прізвища), це можна зробити перед копіюванням, особливо за відсутності досвіду роботи з програмою Access.

Під час вставлення даних у пусту таблицю Access установлює для кожного поля тип даних, який відповідає характеру розташованих у ньому відомостей. Наприклад, якщо вставлені поля містять виключно дати, програма Access застосує до таких полів тип даних «Дата й час». Якщо вставлені дані містять лише слова «так» і «ні», Access застосує до поля тип даних «Так/Ні».

Access іменує поля залежно від вмісту першого рядка вставлених даних. Якщо перший рядок вставлених даних містить дані того ж типу, що й наступні рядки, Access вважає, що перший рядок є частиною даних і призначає полям загальні імена (F1, F2 і т. д). Якщо перший рядок вставлених даних не схожий на інші рядки, Access вважає, що перший рядок містить імена полів. Тоді програма відповідним чином іменує поля й не включає перший рядок до даних.

Якщо Access призначає полям загальні імена, для уникнення плутанини поля слід якомога швидше перейменувати. Дотримуйтеся такої послідовності дій:

1.     Збережіть таблицю.

Натисніть кнопку Microsoft Office Рисунок на кнопціі виберіть пункт Зберегти або натисніть клавіші CTRL+S.

2.     У поданні таблиці двічі клацніть кожен заголовок стовпця та введіть для нього припустиме ім’я поля. Це може бути схожим на переписування даних, але рядок заголовків стовпців містить не дані, а імена полів.

3.     Збережіть таблицю знову.

Примітка   Поля можна також перейменувати, перейшовши до подання конструктора й відредагувавши в ньому імена полів. Щоб перейти до подання конструктора, клацніть правою кнопкою миші таблицю в області переходів і виберіть пункт Конструктор. Щоб повернутися до подання таблиці, двічі клацніть таблицю в області переходів.

 

Імпортування, додавання та зв’язування з даними з іншого джерела

 

Можливо, потрібно імпортувати дані, які зберігаються в іншій програмі до нової таблиці або додати їх до наявної таблиці Access. Або ви працюєте з користувачами, які зберігають дані в інших програмах, і вам потрібно працювати з цими даними в Access, встановивши з ними зв’язок. У Access можна легко працювати з даними з інших джерел. Можна імпортувати дані з електронної таблиці Excel, таблиці в іншій базі даних Access, зі списку Windows SharePoint Services 3.0 або з інших джерел. Використовуваний процес залежить від джерела, але нижче описано дії, які слід виконати, щоб розпочати роботу з даними.

1.     У програмі Access на вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт виберіть команду для типу імпортованого файлу.

Зображення стрічки Access

Наприклад, в разі імпортування даних з аркуша Excel виберіть елемент Excel. Якщо тип потрібної програми не відображається, виберіть елемент Додатково.

2.     У діалоговому вікні Отримати зовнішні дані натисніть кнопку Огляд, щоб знайти джерело даних, або в полі Ім'я файлу введіть шлях до нього.

3.     Виберіть потрібний параметр (всі програми дозволяють імпортувати, а деякі дозволяють додавати та зв’язувати) у розділі Укажіть спосіб і розташування для збереження даних у поточній базі даних. Можна створити нову таблицю, яка використовує імпортовані дані або (для деяких програм) додати дані до наявної таблиці чи створити зв’язану таблицю, яка підтримує зв’язок із даними у вихідній програмі.

4.     Якщо запущено майстер, дотримуйтесь інструкцій на кількох наступних сторінках майстра. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

 

У разі імпортування об’єктів або зв’язування таблиць із бази даних Access, відображаються діалогові вікна Імпортування об’єктів або Зв’язування таблиць. Виберіть потрібні елементи та натисніть кнопку ОК.

Процес залежить від виконуваної дії — імпортування, додавання або зв’язування з даними.

5.     Access пропонує зберегти відомості про виконану операцію імпортування. Якщо ви плануєте виконати таку саму операцію імпортування в майбутньому, виберіть елемент Зберегти етапи імпортування та введіть відомості. Пізніше можна легко повторити операцію, вибравши елемент Збережені імпортовані елементиЗображення кнопки у групі Імпорт на вкладці Зовнішні дані. Якщо не потрібно зберігати відомості про операцію, натисніть кнопку Закрити.

У разі імпортування таблиці Access імпортує дані до нової таблиці та відображає таблицю у групі Таблиці в області переходів. У разі додавання даних до наявної таблиці дані додаються до тієї таблиці. У разі зв’язування з даними, Access створює зв’язану таблицю у групі Таблиці в області переходів.

 

6.6. Практична робота 13

 

Тема:  Місrоsoft Ассеss. Створення бази даних. Робота з таблицями. Введення даних. Робота з шаблонами.

Мета: Відпрацювати прийоми роботи по створенню бази даних в Ассеss

Час виконання: 2 години.      

Обладнання і ПЗ: IBM PC, Windows XP, MS Office.

Техніка безпеки: Інструктаж при роботі на ПК.

 

Хід роботи

 

Завдання 1.

Відкрити вікно MS Ассеss-2007, ознайомитись з Локальними шаблонами, записати їх: __________

 


Створити базу даних «Учащиеся», дати унікальне ім’я, записати його:

______________

 Увести дані про 5-ох вигаданих учнів (створення таблиці «Список учащихся»).

Відкрити «границу области переходов» (ліворуч на екрані) і ознайомитися зі змістом.

В «Области переходов» клацнути двічі ЛКМ по «Сведения об учащихся»,

увести дані в запропоновані форми.

Проглянути звіти шаблону: «Адресная книга учащихся», «Аллергия и лекарства» і т.д.

 

Завдання 2.

Ознайомитись з елементами вікон форми і таблиці:


Увімкнути Схему даних (Работа с базами данных, Схема данных), замалювати схему зв’язків таблиць. Вказати типи зв’язків.

 

 

Завдання 3.

Ознайомитись з навчальною базою «Борей» (кнопка Office, Создать, Борей-2007). Увімкнути Схему даних. Записати з якими таблицями зв’язана таблиця «Сотрудники»:

___________________________

Завдання 4. Після завершення роботи зробити висновок, пред’явити роботу викладачу, відповісти усно на контрольні питання.

 

Контрольні питання:

1. Поняття бази даних? СУБД?

2. Назвіть типи БД за способом організації даних.

3. Що таке реляційна база даних?

4. Назвіть типи даних, що зберігаються в базі даних.

 

Висновок: ________________________

Оцінка: ______     Викладач: ______

 

6.7. Поняття запиту до реляційної бази даних. Створення таблиць, форм, запитів і звітів за допомогою майстрів

 

Запити – це похідна таблиця, в якій збираються дані з інших таблиць і проводяться над ними різні операції. У запиті можуть з’явитись обчислювальні поля, тобто поля, значення яких є функціями значень інших полів. Запити дозволяють проводити групові операції, тобто операції над групою записів, об’єднаних певною загальною ознакою. Запити дозволяють також складати вибірки із таблиць за якоюсь умовою.

Форми призначені для введення, перегляду та коректування даних. Це не обов’язковий елемент, але він спрощує ці операції.

Звіти призначені для формування вихідного документа та для виведення його на друк.

 

Будь-який об’єкт (таблицю, запит, форму, звіт)  можна створити або вручну, або за допомогою Майстра.

Для користувачів-початківців краще:

·        таблиці та форми створювати вручну;

·        запити та звіти - за допомогою Майстра.

 

Створити всі ці елементи можна за допомогою вкладки Создание (рис.6.6).

Щоб створити форму – група Формы.

Для створення звітів і запитів зручно користуватися Майстрами.

Звіти – група Отчёты, Мастер отчётов.

Запити – група Другие, Мастер запросов.

 


рис.6.6.

 

Створення таблиць

 

Безпосереднє встановлення типу даних в таблицях

 

1.     На вкладці Режим таблиці у групі Тип даних і форматування виберіть елемент Тип даних.

Зображення стрічки Access

2.     Виберіть потрібний тип даних.

Безпосереднє встановлення формату

1.     На вкладці Режим таблиці у групі Тип даних і форматування виберіть елемент Формат.

2.     Виберіть потрібний формат.

 

У разі додавання поля за допомогою введення даних у клітинці під заголовком Додати нове поле у програмі Office Access 2007 автоматично визначається ім’я для цього поля. Перше поле отримує ім’я «Поле1», друге — «Поле2» тощо. Рекомендовано використовувати більш зрозумілі імена полів. Поле можна перейменувати таким чином: клацніть правою кнопкою миші його заголовок і виберіть у контекстному меню команду Перейменувати стовпець.

Ім’я поля може містити до 64 символів (букв або цифр) і пробілів. Бажано надавати полям змістовні імена, щоб їх було простіше розрізняти під час перегляду або редагування записів. Наприклад, поля можна назвати «Прізвище», «Адреса» та «Домашній телефон».

 

Таблиця, в якій поле зв’язку є  ключовим,  вважається  головною,  а  пов’язана  з  нею  таблиця    підпорядкованою.  У середовищі  СУБД  Access  зв’язки  встановлюють  у  вікні  схеми  даних  або  за  допомогою технології  підстановки  значень.  Встановлення  параметрів  забезпечення  цілісності  даних відбувається у вікні редагування зв’язків.

Для забезпечення цілісності даних слід у вікні Схема даних двічі клацнути мишею на лінії зв’язку таблиць. З’являється вікно редагування зв’язків, у якому відображаються поля зв’язку головної та підпорядкованої таблиць, тип зв’язку між таблицями й параметри.

Забезпечення цілісності даних для певного зв’язку між таблицями означає, що при зміні, видаленні  та  додаванні  записів  в  одній  з  цих  таблиць  буде  здійснюватися  автоматичний контроль за відповідністю змін у зв’язаній таблиці. Так, забезпечення цілісності даних для зв’язку один-до-багатьох означатиме перевірку умов:  

·        у підпорядковані таблиці не можна додати новий запис, для якого не існує значення ключового поля в головній таблиці;  

·        у головній таблиці не можна видалити записи, доки не видалені пов’язані записи з підпорядкованої таблиці;  

·        зміна значень ключового поля головної таблиці неможлива, якщо існують пов’язані записи в підпорядкованій таблиці.

 

Форми

 

Форма складається з трьох частин:

заголовок форми;

область даних;

примітки форми (рис.6.7).

 


рис.6.7.

 

Частини заголовка форми та приміток призначені для постійного відображення певної інформації,  наприклад  теми  або  назви  таблиці  чи  поточної  дати.  Ці  частини  не  є обов’язковими—  їх  можна  вимкнути (або  ввімкнути).

Основною частиною форми є область даних, де розташовуються графічні елементи для введення  і  відображення  даних  таблиць.  Ці  графічні  елементи  називають  елементами управління.

 

Принципи використання форм

Форми можуть відображати тільки один запис за один раз, звичайно у простому форматі;

• форми можуть відображати як поля, що можна редагувати, так і незмінні поля;

• форми можна розробити схожими на звичні паперові бланки;

• форми дозволяють змінити порядок дотримання полів, щоб полегшити введення даних і зробити його більш акуратним;

• форми можуть містити дані з декількох таблиць;

• форми можуть містити графіки і діаграми;

• форми дозволяють автоматизувати задачі введення і створювати меню користувача.

 

Навіть досвідченому користувачу зручніше скористатися Майстром для швидкого створення макету з набором стандартних елементів управління форми. Після, цього можна доопрацювати його в режимі конструктора форми.

 

Деякі елементи управління, що розташовуються на формі, пов’язані з полями таблиць і призначаються  для  введення  та  відображення  даних  певних  полів.  Елементи  управління встановлюються на формі у режимі конструктора за допомогою кнопок додаткової вкладки Инструменты конструктора форм (рис.6.8).

При редагуванні форми можна змінювати:   розміри форми та окремих її частин;   розміри графічних елементів управління;   розташування елементів управління;   шрифт та колір елементів управління тощо.

 


рис.6.8. Форма в режимі конструктора.

 

Основними  типами  елементів  управління  є:  Напис,  Текстове  поле, Перемикач (),  Прапорець (),  Кнопка (),  Список ( ),  Приєднана  рамка об’єкта () (для рисунка). Кожний з цих елементів управління, крім елемента Напис, є пов’язаним з текстовим написом — назвою поля.

Готова форма для вводу даних зображена на рис.6.9.

 


рис.6.9.

 

J0254436Деякі поради щодо проектування запитів

• Визначити, яка таблиця (таблиці) містить необхідну інформацію;

• визначити зв'язки таблиць (чи мають ці таблиці відповідні ключі);

• визначити тип запиту, що буде створюватися;

• виділити умови і критерії полів, яким повинні задовольняти записи;

• продумати необхідні обчислення;

• визначити порядок сортування;

• визначити ім'я, під яким буде збережений запит.

 

Тип запиту

Опис

Запит на вибірку

 

Дані, що задовольнять умови відбору, вибираються з однієї або декількох таблиць і виводяться в певному порядку

Запит з пара­метрами

 

При створенні запиту необхідно у вікні діалогу ввести певні відомості, наприклад, умови відбору записів або значення для вставлення в поле. Зручно використати як базове джерело даних для форм або звітів.

Перехресні запити

 

Відображають результати статистичних розрахунків, виконаних за даними з одного поля. Ці результати групуються за двома наборами даних у форматі перехресної таблиці, створюючи номери рядків і заголовки стовпців.

Запит на зміну

Дозволяють в одній операції внести зміни в багато записів. Існує чотири види запитів на зміну: на створення таблиці, на вилучення записів, на додавання , і поновлення записів.

Запит SQL

 

Запитом SQL називають запит, що створюється за допомогою інструкції SQL (мови структурних запитів). Прикладами запитів SQL є запит на об'єднання, запит до серверу, управляючий запит та ін.

 

Створення запиту на вибірку в режимі конструктора

 

1. Вкладка Создание, група Другие, елемент Конструктор запросов.

2. У вікні діалогу Добавление таблицы додати таблиці що містять об'єкти з потрібними даними.

3. Виділити поля, що додаються в запит, і клацнути по ним двічі (рис.6.10).

рис.6.10.

 

Назва полів з’явиться на бланку запиту (рис.6.10).

4. Увести умови відбору записів (якщо потрібно).

 

Умови  відбору  записів    це  обмеження,  що  вводяться  для  визначення  записів.

Щоб задати умови відбору записів, у рядок Умова відбору бланка запиту вводять вираз, який може містити знаки порівняння (>, <, =, >=, <=, <>), математичні функції, текстові, числові та інші значення.

Наприклад: 

·        за умовою Україна (або "Україна", або ="Україна") для поля Назва країни будуть відібрані такі записи, які містять значення Україна в цьому полі;  

·        за умовою <>"Україна" будуть відібрані всі записи, крім тих, які містять значення Україна в заданому полі.

 

Для поєднання декількох умов можна використовувати операції: And — для визначення записів,  що  задовольняють  відразу  обом  умовам;  Or    для  визначення  записів,  що задовольняють хоча б одній з умов.

Наприклад:  

·        за  умовою  >=1.09.2007  And  <=31.12.2007  у  полі  Дата  будуть  відібрані записи, датовані від 1 вересня до 31 грудня 2007 р. включно;

·        за умовою ="Росія" Or ="Україна" в полі Країна будуть відібрані всі записи, які  містять  значення  Росія  або  значення  Україна. 

 

При  визначенні  умови  відбору  записів  можна  використовувати  зразок  із  символами шаблону — зірочки (*), яка заміняє послідовність будь-яких символів, або знаку питання (?), який заміняє один символ. До таких умов у середовищі СУБД Access додається слово Like.

Наприклад:  

·        за умовою Like "Україн*" у полі Назва будуть відібрані записи, в яких дані цього поля починаються з літер Україн: Українець, Україна, Український тощо;  

·        за умовою Like "Україн?" — будуть відібрані записи, в яких дані поля Назва після літер Україн містять лише одну літеру: Україна, України тощо.

 

Результати запиту або операції фільтрації вміщуються в динамічний набір записів, що працює і зовні має такий самий вигляд, як звичайна таблиця. Після завершення редагування дані у вихідних таблицях автоматично оновлюються.

 

Звіти

Звіт — це засіб створення і друку підсумкових документів за наявною у БД інформацією. Звіт може бути створений на основі таблиць і запитів.

 

Складові частини звіту

• Заголовок. Інформація на початку першої сторінки (назва) (рис.6.11).

• Верхній колонтитул. Інформація на початку кожної сторінки (заголовки стовпців таблиць, дата тощо).

• Область даних. Відображення даних із таблиць або запитів.

• Примітка групи. Інформація в кінці групи даних (підсумок за групою). .

• Нижній колонтитул. Інформація в кінці кожної сторінки (номер сторінки).

• Область приміток звіту. Інформація в кінці останньої сторінки (підсум­кові обчислення по всіх записах звіту).

 


рис.6.11.

 

J0283709Розділи звіту

Структура звіту в Access складається з кількох розділів. Переглянути ці розділи можна, відкривши звіт у поданні конструктора. Для створення повноцінних звітів необхідно розуміти засади роботи кожного розділу. Наприклад, спосіб обчислення результату залежить від розділу, в якому розташований обчислюваний елемент керування. У нижченаведеному списку подано зведені відомості про типи розділів і їх використання:

 

 

Створення звіту за допомогою Майстра

 

Для точнішого вибору полів, які слід відображати в звіті, можна скористатися майстром звітів. Також можна визначити спосіб групування й сортування даних і використати поля з кількох таблиць або запитів за умови, що зв’язки між таблицями й запитами попередньо визначено. Посилання на додаткові відомості про створення зв’язків див. у розділі Див. також.

1.     На вкладці Створити у групі Звіти клацніть елемент Майстер звітів (рис.6.12).

2.     Дотримуйтесь вказівок майстра звітів. На останній сторінці натисніть кнопку Готово.

 


рис.6.12.

 

Після перегляду звіту його можна зберегти та закрити вихідну таблицю або запит, які використовувалися як джерело записів. Наступного разу під час відкриття звіту в Access буде відображено оновлені дані з джерела записів.

Під час перегляду звіт буде відображено так, як він виглядатиме після друку. Можна також змінити масштаб документа, щоб переглянути певні деталі.

 

J0254436Примітка. Якщо потрібно додати до звіту поля з кількох таблиць і запитів, не натискайте кнопку Далі або Готово після вибору полів із першої таблиці або запиту на першій сторінці майстра звітів. Повторіть кроки для вибору таблиці або запиту та виберіть додаткові поля, які потрібно включити до звіту. Після цього натисніть кнопку Далі або Готово, щоб продовжити.

 

6.8. Практична робота 14

 

Тема:  Створення бази даних в середовищі Місrоsoft Ассеss, створення форм і введення даних.

Мета: Відпрацювати прийоми роботи по створенню форм і введенню даних в Ассеss

Час виконання: 2 години.      

Обладнання і ПЗ: IBM PC, Windows XP, MS Office.

Техніка безпеки: Інструктаж при роботі на ПК.

 

Хід роботи

 

Завдання 1.

Відкрити вікно MS Ассеss-2007, обрати Новая база данных, Создать.

Дати ім’я базі даних, записати його: _________________

 


У вікні БД створити таблицю за допомогою вкладки Создание, Таблица.

Увести назви 5-ти полів (Режим таблицы, Поля и столбцы, Переименовать) і дані про трьох вигаданих студентів (тобто створити три записи):

Структура вікна таблиці Ассеss

 


Завдання 2. Введення даних за допомогою Форм.

Вкладка Создание, група Формы, елемент Форма. Змінити заголовок форми на «Студенти» (описати) ___________,

увести дані ще про двох вигаданих студентів.

 

Завдання 4.

Знайти спосіб змінити шаблон форми. Вкладка Создание, група Формы, елемент Другие формы. Описати процес. ___________________________

 

Завдання 4. Після завершення роботи зробити висновок, пред’явити роботу викладачу, відповісти усно на контрольні питання.

 

Контрольні питання:

1.  Дати визначення понять: поле, запис, таблиця, форма, ключове поле.

2. Основні етапи створення БД.

3. Назвати елементи опису структури таблиць. Показати на ПК.

 

Висновок: __________________________

Оцінка: ___________    Викладач: ____________

 

 

6.9. Практична робота 15

 

Тема:  Місrоsoft Ассеss. Робота з запитами та формами. Оформлення звітів.

Мета: Відпрацювати прийоми роботи по створенню запитів, форм, звітів в Ассеss.

Час виконання: 2 години.      

Обладнання і ПЗ: IBM PC, Windows XP, MS Office.

Техніка безпеки: Інструктаж при роботі на ПК.

 

Хід роботи

 

Завдання 1. Відкрити БД з Пр14.

Деякі поради щодо проектування запитів

• Визначити, яка таблиця (таблиці) містить необхідну інформацію;

• визначити зв'язки таблиць (чи мають ці таблиці відповідні ключі);

• визначити тип запиту, що буде створюватися;

• виділити умови і критерії полів, які повинні задовольняти записи;

• продумати необхідні обчислення;

• визначити порядок сортування;

• визначити ім'я, під яким буде збережений запит.

Створення запиту на вибірку і звіту (MS Office-2003)

 

1. Вкладка Запросы у вікні БД кнопка В режиме конструктора.

2. У вікні діалогу Добавление таблицы вибрати вкладку, що містить об'єкти з потрібними даними (Таблицы).

3. Виділити імена об'єктів, що додаються в запит, і клацнути по кнопці Добавить. Якщо запит включає декілька таблиць, виконується їхнє об'єднання:

Створення звіту: вкладка Отчёты у вікні БД, команда Создание отчёта с помощью мастера.

Увімкнути Предварительный просмотр: ________________________

 

Створення запиту на вибірку і звіту

(MS Office-2007)

Вкладка Создание, Мастер запросов, Простой запрос, обрати поля, задати ім’я запиту, Готово.

Створення звіту: вкладка Создание, Отчет.

Увімкнути Предварительный просмотр: ________________________

 

Завдання 2.  Додати до таблиці «Студенти» поле «Проживання», додати до загальної таблиці ще три записи і заповнити нове поле по всіх записах. Описати процес. ___________________

Завдання 3.  Створити запити «Телефони студентів», «Студенти, які проживають в гуртожитку, № кімнати», «Студенти, які щоденно приїжджають на заняття». Зробити звіти по цих запитах. Зберегти БД. Описати процес. ___________________________

Файл для перевірки: __________ ПК № _____

 

Завдання 4. Після завершення роботи зробити висновок, пред’явити роботу викладачу, відповісти усно на контрольні питання.

Контрольні питання:

1. Правила створення форм.

2. Правила створення запитів.

3. Правила створення звітів.

 

Висновок: ____________________________________

Оцінка: ______________       Викладач: __________________

 

 

J0254500

6.10. Контрольні питання по темі

 

1.       Що таке база даних, СУБД?

2.       Що називається моделлю даних?

3.       Суть ієрархічної, мережевої та реляційної моделей.

4.       Поняття таблиці, поля, запису, ключового поля.

5.       Основні етапи роботи з базами даних у середовищі Місrоsoft Ассеss.

6.       Як створити файл бази даних?

7.       Обмін даними між СУБД та іншими програмами.

8.       Призначення форм і запитів?

9.       Правила створення таблиць, форм, запитів і звітів за допомогою майстрів.

10.  Які операції можна використовувати для поєднання умов у рядкові Умова відбору?

 

6.11. Залік по модулю 3

 

Перейти у стартовий файл, виконати Залік по Модулю 3.

 

6.12. Література

Л1 - Редько М.М., Ярмуш О.В., Редько Н.С. Інформатика та комп’ютерна техніка. Навчально-методичний посібник, 2002р., с. 263…294.